Gestão de equipas
Um dos principais e primeiros passos na gestão de equipas é a formação da equipa. O principal objectivo da formação da equipa é, desse modo, transformar um grupo de pessoas numa equipa forte e capaz. Contudo, para isso, é preciso muita habilidade, análise e observação, de forma a conseguir atingir o objectivo de alinhar as equipas com a visão e objectivos da organização.
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Passos da Gestão de Equipas
Para criar uma equipa coesa e que funcione de forma excepcional, é preciso muito trabalho e dedicação, para, dessa forma, implementar essa mudança na organização. Muitas vezes, as equipas são formadas para uma dada actividade mas também um projecto específicos, com princípio e fim, muitas vezes de curta duração. Em seguida são exploradas as várias etapas de formação da equipa.
Primeiro passo – Identificar a necessidade de criação de uma equipa
A primeira etapa consiste em analisar mas também compreender a necessidade de formação da equipa. Dessa forma, é essencial perceber a finalidade do trabalho, as competências necessárias para executar o trabalho e a sua complexidade. Por exemplo, se o trabalho envolve o desenvolvimento de um novo site para a empresa é importante ter programadores, designers entre outros perfis. Por outro lado, um engenheiro civil, por exemplo, pode ter pouca utilidade neste contexto.
Segundo passo – Definir objectivos, competências necessárias e papéis da equipa
O segundo passo é definir os objectivos da organização, as competências necessárias e os papéis necessários dentro da equipa para, dessa maneira, cumprir esses objectivos. Neste ponto é importante perceber quais serão as interacções entre os diferentes indivíduos, mas também os seus papéis e responsabilidades. Também é crucial identificar os pontos fortes e fracos de cada membro da equipa, bem como determinar a composição ideal da equipa para além de que membros podem estar disponíveis para a equipa.
Terceiro passo – Determinar a estratégia para a formação da equipa
Agora que já percebeu o que se pretende da equipa, os papéis, responsabilidades e os possíveis membros da equipa é preciso, assim, definir uma estratégia para garantir que a equipa realmente se forma. É fundamental garantir que os objectivos estejam claros, que as funções estejam bem definidas, assim como as responsabilidades, a duração do projecto, a disponibilidade dos recursos, a formação, a gestão da comunicação, o feedback e a construção da confiança da equipa.
Quarto passo – Juntar os indivíduos num grupo e comunicação das regras de funcionamento da equipa
Com tudo definido, é altura de reunir os indivíduos e apresentar-lhes o projecto, comunicando a cada membro as suas funções, responsabilidade e o que se espera dele dentro da equipa. As regras relativas ao funcionamento da equipa, às reuniões e à tomada de decisão dentro da equipa são discutidas e comunicadas. É importante envolver todos os membros e obter a sua opinião sobre as diversas regras para iniciar o processo de formação da equipa.
Quinto passo – Monitorizar o desempenho e reuniões de retrospectiva
Para corrigir situações que não estejam a correr bem, é necessário monitorizar o desempenho e a produtividade da equipa. É importante que a equipa realize reuniões frequentes para discutir o seu desempenho, perceber o que está a correr bem e o que pode ser melhorado e, por fim, resolver problemas. Dessa forma, é possível definir e implementar acções correctivas e preventivas.
Sexto passo – Dissolver a equipa
Como mencionado anteriormente, uma equipa geralmente é formada para ser utilizada por um curto período de tempo. Portanto, no final do projecto é preciso libertar os membros da equipa. No entanto, antes disso, os membros devem ser reconhecidos e recompensados pela sua contribuição e conquistas, e a concretização dos objectivos deve ser celebrada.
Como ser eficaz na gestão de equipas
Uma gestão equipas eficaz é fundamental para conseguir que os elementos da equipa produzam de acordo com as expectativas e atinjam os objectivos da organização conforme planeado. Para garantir que isso aconteça, o gestor ou líder deve priorizar algumas competências:
Criar uma equipa consistente
A criação da equipa deve ser feita com muito cuidado. Deve-se perceber as aptidões e conhecimentos de cada pessoa para a colocar no local certo. Isso é meio caminho para garantir que a equipa irá conseguir desenvolver o trabalho como planeado. Além disso, é importante que todos os elementos conheçam os papéis e responsabilidades de cada elemento dentro da equipa. Isso irá facilitar a progressão do trabalho da equipa, pois sempre que existe alguma dúvida é muito fácil saber a quem devem recorrer, quem tem a responsabilidade, as aptidões ou mesmo quem será a pessoa mais disponível para ajudar. Isto também ajuda a minimizar a duplicação de trabalho.
Por outro lado, uma equipa multidisciplinar consegue reunir mais competências, ser mais criativos e mais facilmente resolver problemas e inovar.
Definir metas claras
A equipa deve saber para que é que está a trabalhar, quando deve estar pronto e quais as expectativas esperadas em relação ao trabalho que tem de realizar. Uma equipa que percebe que o seu trabalho tem consequências numa coisa maior, que são os objectivos da empresa, irá sentir-se mais motivada e irá correr mais para atingir esses objectivos.
Investir na confiança para aumentar a criatividade
A equipa deve sentir que o ambiente é de confiança e que podem partilhar as suas ideias, que serão bem vistas. Os elementos da equipa devem sentir-se confiantes para partilhar pensamentos, ideias e problemas. Isto, porque sabem que o gestor e os restantes elementos da equipa os vão ajudar. Além disso, mesmo as ideias menos ajustadas podem ser alvo de brainstorming e tornarem-se a solução ideal.
Recompensar e reconhecer as vitórias
Qualquer pessoa gosta de saber e ver o seu trabalho reconhecido. Por menor que seja a vitória, pode ter um efeito motor muito grande no colaborador. Isto irá promover a confiança e a motivação, aumentando a produtividade e o bom ambiente.
Investir numa comunicação clara
A comunicação deve ser clara e facilitada dentro da equipa. Deve-se incentivar a partilha de opiniões e ideias entre os membros de equipa. Dessa forma, facilita-se a colaboração e o trabalho em equipa.
Contudo, também na gestão de equipas é importante não esquecer é bilateral. Ou seja, o gestor equipa deve também saber ouvir e manter a mente aberta para ouvir as opiniões dos outros e pedir feedback. Só assim é possível melhorar e perceber o que não está tão bem.
Usar a inteligência emocional em benefício próprio
É essencial que um gestor equipa tenha capacidade para perceber e gerir as suas próprias emoções, assim como as dos elementos da sua equipa. Isto é importante para criar um ambiente de trabalho positivo e de suporte, promovendo a confiança e o respeito entre todos.
Comportar-se como um membro da equipa
O gestor equipa deve estar disponível de trabalhar com a equipa e dispensar os seus conhecimentos técnicos para melhorar a produtividade e colaboração dentro da equipa. Se o gestor equipa tem conhecimentos que podem ajudar a equipa resolver problemas, ou a facilitar o trabalho, deve estar disponível ajudar os elementos da equipa.
Estar disponível
Um gestor equipa deve estar sempre disponível para ajudar e responder às solicitações da equipa. Qualquer elemento da equipa deve saber se precisar de ajuda ou de alguma coisa pode recorrer ao gestor da equipa, que estará lá sempre para ele.
Ser um exemplo
A formação da equipa implica definir regras para a forma como a equipa deve funcionar. Todos devem cumprir as regras, incluindo o gestor equipa. Na realidade o gestor equipa deve mesmo ser o primeiro a cumprir as regras.