Gestão da Mudança
Gestão da mudança é o processo de planear, executar e controlar alterações, transições ou transformações numa organização. Enquanto disciplina de gestão, a gestão da mudança inclui um conjunto de conceitos, práticas, aptidões e capacidades que podem ajudar a realizar com sucesso o processo de transição.
A gestão da mudança pode ser, dessa forma, usada em múltiplas situações de transição. Uma mudança simples, como por exemplo a reestruturação de um departamento foca-se na adopção de práticas para envolver as pessoas. Uma mudança mais complexa, como por exemplo a adopção de uma nova tecnologia, pode implicar a realização de projecto para realizar a transição.
A gestão da mudança pode, dessa maneira, lidar com alterações planeadas e desejadas pela organização. Isto porque, estas mudanças são necessárias para impulsionar a visão estratégica e o crescimento da organização. Por exemplo, a organização poderá decidir internacionalizar-se. Por outro lado, a gestão da mudança pode lidar com situações não planeadas. Isto porque, estas mudanças acontecem por situações inesperadas e imprevistas que exigem uma resposta imediata. Por exemplo, poderá ser necessário implementar novos processos para responder a uma nova regulação.
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Entender a dimensão da mudança
É possível categorizar as mudanças quanto ao seu significado. É comum classificar as mudanças como menores, principais ou críticas:
- Mudanças menores – Mudanças menores que têm, desse modo, pouco impacto na organização.
- Mudanças significativas – Mudanças significativas que têm, dessa maneira, impacto em várias áreas, unidades ou departamentos da organização. São mudanças que exigem planeamento e controlo para que tenham sucesso.
- Mudanças críticas – Mudanças críticas que são, assim, essenciais para o funcionamento da organização. Estas normalmente exigem maior cuidado no planeamento e controlo para que não existam consequências graves.
Processo da Gestão da Mudança
Uma mudança pode ter consequências previsíveis mas também imprevisíveis. Assim, a equipa deve planear, executar, controlar e encerrar a mudança. Um processo de gestão da mudança deve assegurar, desse modo, os seguintes passos:
- Identificar a mudança – Deve-se definir a mudança, ou seja, o seu propósito e o seu impacto.
- Mandatar a mudança – Alguém, com autoridade suficiente, deve autorizar formalmente o processo. Além disso, deve-se definir uma pessoa ou equipa responsável pela gestão da mudança.
- Identificar, analisar e envolver os stakeholders – Deve-se identificar e analisar todos as partes interessadas. Para isso é importante entender factores como a autoridade, interesse, atitude e expectativas dos stakeholders. Pode-se ainda definir estratégias de envolvimento dos stakeholders.
- Planear a mudança – Planear a mudança implica refinar os objetivos da mudança. Adicionalmente, deve-se definir as estratégias para implementar a mudança. Para podermos saber se a mudança está a ter efeito é preciso definir objectivos mensuráveis e indicadores de desempenho (KPI’s) para podermos seguir o progresso. Por último, deve-se definir o método de governo da mudança. Este plano clarifica os procedimentos, papeis, responsabilidades, práticas e ferramentas a usar.
- Implementar a mudança – A mudança implementa-se através da execução do plano de mudança. Poderá ser necessário formar as pessoas para serem capazes de acompanhar a mudança.
- Monitorizar e controlar a mudança – Ao longo da implementação da mudança, é necessário acompanhar a mudança. Poderão ser necessárias acções corretivas ou ajustes ao plano para realizar a mudança pretendida. Paralelamente, é fundamental informar os stakeholders do progresso da mudança.
- Avaliar a mudança – Será necessário rever o resultado obtido para perceber se a mudança foi efectivamente realizada. Quando possível deverão-se usar métricas que permitam fazer esta avaliação de forma não ambígua.
- Suster a mudança – É preciso estabelecer a mudança na cultura da empresa e não permitir um retrocesso. Para isso podem ser necessárias acções adicionais.